写份放假通知而已，被退回改了四遍。最后一遍被打回的理由是：「标题里不该有书名号。」
你可能觉得离谱，但这就是公文的世界。它跟你之前写的所有东西都不一样——邮件写得随意点没人计较，方案写得啰嗦点还能补救，公文格式错一个字，是要贴在墙上、发在全员群里、上报或下发到其他单位，是要被所有人看见的。
上一篇我们把会议纪要搞定了。这一篇处理办公文档里最讲规矩、也最容易踩坑的一类。
好消息是：正因为它讲规矩，AI 反而特别擅长。 规矩越明确，AI 出错的空间越小。
一、先分清楚：你要写的到底是哪一种
新手最大的问题不是写不好，是一上来就用错了文种。
明明该发「通知」，你写成了「通告」；明明是向上请示，你写成了「报告」——领导一看抬头就知道你不专业。
先记住这四个最常用的，日常 90% 的场景都够了：
- 通知：告诉大家一件事，要求照做。放假安排、会议召集、制度执行——最高频的一种，占日常八成。
- 通报：表扬、批评、情况说明。带有评价色彩，慎用，一发就是定性。
- 函：平级单位之间沟通、询问、答复。没有上下级关系时用它。
- 请示：向上级请求批准。一事一请示，不能一次问三件事。
还有一个特别容易搞混的：请示 vs 报告。
请示是「我要你批」，必须回复，是流程步骤；报告是「我告诉你」，可以不回复，是结果描述。
至于什么时候用什么，不用你自己判断，直接问 AI 就行。 后面模板一就是干这个的。
二、公文的骨架：为什么不能自由发挥
你写方案可以创新，写文案可以耍花样，但公文的结构是固定的，动一下就是错。
一份标准通知，从上到下就这几块：
- 标题——发文单位 + 关于什么事 + 的通知
- 主送对象——发给谁，顶格写，后面加冒号
- 正文——为什么发（依据）、具体要求（事项）、执行要求（落实）
- 落款——单位全称
- 日期——年月日写全
看起来简单，但每一块都有雷区：
- 标题里不用书名号，不用感叹号，除非引用的是法规文件名
- 标题里的”关于”两个字不能省，”公司放假通知”是不规范的，得是”关于2026年春节放假安排的通知”
- 主送对象要顶格，不能像写信一样空两格
- 日期要用全称，”2026年2月10日”，不写”26.2.10”
- 不能出现”大概”“可能”“尽量”这类模糊词，公文要的是确定性
最关键的一条：正文必须回答「什么时候、谁、做什么、不做会怎样」。 少一个，就会有人来问你。
你不用背这些。 你要做的是——把这些规矩一次性写进提示词，让 AI 每次都遵守。
三、实操：从一句话到一份成稿
来个真实场景。你接到任务：通知全公司春节放假。
你手上只有领导口头说的一句话：「初一到初七放假，值班表让各部门报上来。」
第一步：先让 AI 帮你把信息补全
小白最容易犯的错——直接说”帮我写个放假通知”，然后 AI 给你编了一堆你没说过的内容。
正确做法是先让它反问你：
你说： 我要写一份春节放假通知，但信息可能不全，你先别写。先列出这类通知必须包含哪些要素，哪些是我还没提供的，用清单形式问我。
AI 会给你列出来：放假起止日期、上班日期、值班安排、值班表提交截止时间、紧急联系人、加班调休规则……
你会发现自己漏了一半。 这一步能帮你避免通知发出去之后被追着问。
第二步：补齐信息，让它出初稿
把缺的信息回答给它，然后要求出稿。注意：这时候一定要把格式约束说清楚。
具体提示词见文末模板二。
第三步：让它自查格式
这一步千万别省。
AI 写出来的东西，八成看起来很像那么回事，但细节上会有问题——标题多个标点、日期格式不对、出现了”尽量”这种模糊词。
让它自己检查一遍，比你自己看要靠谱。 因为规矩是你告诉它的，它只需要逐条比对。
第四步：人工过一遍关键信息
AI 不会核对事实。
日期对不对、部门名称全不全、领导姓名有没有写错——这些必须你自己看。
虎哥的习惯是：只重点核三样——日期、人名、数字。 其他的交给 AI 自查。
四、三个最容易翻车的地方
翻车一：AI 编造了不存在的依据
公文正文常见开头是「根据XX文件精神」。
你不说，AI 就自己编一个文件号出来。 这是最危险的——编造发文依据，性质比格式错误严重得多。
解决办法： 在提示词里明确写「不许编造任何文件名、文号、法规名称。如果需要引用依据，用【此处需补充依据】标出来让我填」。
翻车二：语气太软或太硬
AI 默认写出来的公文，要么客气得像求人办事（「希望大家尽量配合」），要么硬得像下命令（「必须严格执行，违者严处」）。
公文的正确语气是：表述清晰明确，不客气，不威胁。
- ❌ 希望各部门尽量在本周内提交
- ❌ 各部门务必于本周内提交，逾期严肃处理
- ✅ 请各部门于 2 月 5 日 17:00 前提交至行政部
给一个确定的时间点和对象，比任何形容词都有力量。
翻车三：把内部通知写成了对外公告
内部通知可以提部门名、提具体负责人；对外发布的东西不行。
如果这份东西会贴在公司大厅、发在客户群、挂到官网——必须让 AI 单独做一次”对外适配”：去掉内部代号、去掉具体员工姓名、去掉内部流程细节。
五、进阶：建一个属于你的公文模板库
如果你的岗位经常写公文，别每次都从零开始。
做法很简单：
第一步，把你们单位过去发过的、格式被认可的通知找三份出来。
第二步，把它们贴给 AI，说：「这是我们单位的标准格式，请总结出格式规律，包括标题写法、称呼习惯、结尾用语、落款方式。」
第三步，把 AI 总结出来的规律存成一段文字。以后每次写公文，把这段规律贴在提示词最前面。
这一招的价值在于：AI 写出来的东西会带上你们单位的”味道”，而不是网上通用模板的味道。 领导看着眼熟，就不容易被退回。
存哪？微信收藏、备忘录、知识库、随便什么地方，能随时复制出来就行。
小剧透：存到知识库是最好的，可以直接在 AI 里边用，不用复制粘贴，这个我们后边细讲。
提示词模板盒子
模板一：文种选择判断
我要发一份东西，但不确定该用什么文种。情况如下：
发文单位：[你的部门/公司]
接收对象：[发给谁，是上级/平级/下级/全体员工]
目的：[想让对方知道 / 想让对方照做 / 想请对方批准 / 想询问答复]
是否需要对方回复：[是/否]
内容概要：[一两句话说清楚要说什么]
请告诉我：
1. 应该用哪个文种（通知/通报/函/请示/报告/其他），说明理由；
2. 如果我用错了常见的替代文种，会有什么问题；
3. 这个文种的标题应该怎么写，给我 2 个备选。
不要写正文，这一步只做判断。
模板二：通用公文起草（核心模板）
请帮我起草一份【通知】，用于【内部下发 / 对外发布】。
【基本信息】
发文单位：
主送对象：
事由：
关键时间节点：
具体要求：
联系人及联系方式：
【格式要求，必须严格遵守】
1. 标题格式为"发文单位+关于XX的通知"，不使用书名号和感叹号；
2. 主送对象顶格书写，末尾加冒号；
3. 正文分为三部分：发文依据（为什么）、具体事项（做什么）、落实要求（谁做、何时前完成）；
4. 落款写单位全称，日期写完整的年月日；
5. 全文不出现"大概""可能""尽量""争取"等模糊表述；
6. 涉及时间的一律精确到具体日期，必要时精确到时分。
【严禁事项】
- 不许编造任何文件名称、文号、法规名称。如果正文需要引用依据，
请用【此处需补充依据】标出，由我来填；
- 不许补充我没有提供的事实信息（人名、金额、部门名等），
缺什么就用【】标出来问我。
请直接输出成稿。
模板三：格式自查（发出前必跑）
下面是一份即将下发的公文。请你只做格式与规范检查，不要重写。
[贴入全文]
请逐条核查并列出问题：
1. 标题是否规范（有无"关于"、有无多余标点、是否点明文种）；
2. 主送对象格式是否正确；
3. 正文是否完整回答了"什么时候、谁、做什么、不做会怎样"；
4. 有没有模糊表述（大概、可能、尽量、争取、原则上）；
5. 日期、落款格式是否规范；
6. 有没有疑似编造的文件依据或数据；
7. 语气是否合适（是否过于恳求或过于强硬）。
对每个问题给出：问题在哪一句 + 应该改成什么。
最后给出结论：可以下发 / 需修改哪几处。
模板四：内部稿转对外稿
下面这份文件原本是内部下发的，现在需要对外发布
（张贴/官网/客户群/公众号）。
[贴入内部稿]
请帮我做对外适配，注意：
1. 删除或替换内部代号、系统名称、内部流程细节；
2. 删除具体员工姓名，改为岗位或部门（如"行政部"）；
3. 删除仅内部可见的信息（内部考核、内部处罚、内部数据）；
4. 语气从"管理口吻"调整为"告知口吻"；
5. 保留必要的联系方式，但改为对外的公开渠道。
输出两部分：
（1）适配后的对外版本全文；
（2）改动清单，说明删了什么、为什么删。
模板五：提炼本单位公文风格
下面是我们单位过去发过的 3 份通知，格式都是被认可的。
[分别贴入 3 份]
请帮我总结出我们单位的公文格式规律，包括：
1. 标题的常见写法与用词习惯；
2. 主送对象的称呼方式；
3. 正文的段落组织习惯（分条还是成段、有无小标题）；
4. 结尾的固定用语（如"特此通知"的使用习惯）；
5. 落款与日期的排版方式；
6. 整体语气特点（严肃/平实/带温度）。
请把这些规律整理成一段可复用的"格式说明"，
我以后会把这段说明贴在提示词开头，让你按这个风格写。
下篇预告
公文写完了，下一篇换个完全不同的方向——从”输出”转到”输入”。
下一篇《让 AI 做读书笔记/文章摘要》——你收藏夹里那几百篇没看完的文章，该清一清了。
虎哥会给你：
- 为什么大多数人的读书笔记等于白做
- 摘要 ≠ 缩写，三种不同用途的摘要该怎么要
- 怎么让 AI 提炼出你能用得上的东西，而不是一堆正确的废话
- 一套把长文变成知识卡片的完整流程
信息焦虑的根源不是看得少，是看完什么都没留下。 下一篇解决这个。
（本文为《AI 从入门到精通》系列第 33 篇 · 模块三 办公效率革命 · 文档类）