「都看过了，但真到要写的时候，还是不知道该说啥。」

这句话如果戳中了你，这一篇就是专门为你写的。

从第 27 篇到第 35 篇，我们连着讲了九篇文档类实操：提示词四要素、周报、方案、润色、邮件、会议纪要、公文、笔记、翻译。

内容很多，但如果你现在合上手机，大概率只记得个大概。

所以，这一篇不讲新东西，只干一件事：把这九篇拧成一套你能随时调用的工具。

一、先回头看：这九篇其实只讲了一件事

九个场景，看起来五花八门。但你把它们摆在一起会发现——底层是同一套动作。

所有文档类任务，都可以拆成四个动作：

• 定身份：让 AI 站在谁的位置上说话
• 给素材：把它不知道的信息喂进去
• 提要求：格式、长度、语气、禁忌
• 要修改：第一版从来不是最终版

第 27 篇讲的「角色 + 任务 + 格式 + 约束」，就是前三个动作的展开。

而九篇里所有的场景差异，只是这四个动作里填的内容不同而已。

举个对照：

看出来了吗？换汤不换药。

你真正要记住的不是九个模板，是这四个动作。 记住了，遇到没讲过的场景你也能自己组。

二、文档类场景速查表（收藏这一张就够）

真到干活的时候，你不会有空回头翻九篇文章。你需要的是一张表。

用得上的时候能一秒找到，才叫真的学会了。

三、一个万能骨架，套什么场景都行

如果你只想记一个模板，就记这个。

它是从九篇里提炼出来的最小公共结构，填空就能用：

【角色】你是一位……（有X年经验的……）
【任务】请帮我……（一句话说清要产出什么）
【背景】……（AI不知道、但影响结果的信息）
【读者】这份东西给……看，他最关心……
【格式】请按……结构输出，篇幅约……字
【禁忌】不要……（明确列出你不想看到的东西）

六行，每行填一句。

为什么这个骨架有效？ 因为它堵住了新手最容易漏的三个信息缺口：

• 漏了「读者」 → AI 只能按最通用的方式写，出来的东西谁看都不合适
• 漏了「背景」 → AI 只能编，于是出现「幻觉」
• 漏了「禁忌」 → AI 会自作主张加一堆你不想要的套话

特别强调「禁忌」这一行。 新手很少写，但它的效果往往最立竿见影。

比如加上「不要用『赋能』『抓手』『闭环』这类词」，你的稿子瞬间就没有官腔，充满人味了。

四、新手最常犯的 7 个错

这九篇写下来，虎哥收到的提问高度集中。这七个错，几乎人人都犯过。

错误 1：把 AI 当搜索引擎，只给一句话

「帮我写个周报。」——这不是需求，这是许愿。

AI 不知道你这周干了什么。 它只能给你一份放之四海而皆准的废话。

正确做法：先把流水账倒给它，哪怕写得乱七八糟。

错误 2：只要一版，拿到就用

第一版永远是最保守、最平庸的版本。

AI 在不确定你要什么的时候，会给一个「不会出错」的答案。不会出错 = 也不出彩。

正确做法：拿到第一版之后，至少提一轮修改意见。

错误 3：修改意见说得太虚

「感觉不太好，你再改改。」——说了等于没说，AI 完全不知道你指的是哪里。

正确做法：指出具体位置 + 具体问题 + 期望方向。

比如：「第二段太空了，加两个具体数字」比「第二段不好」有用一百倍。

错误 4：不检查事实，直接采信

AI 会编数字、编日期、编政策条款，而且编得非常像真的。

正确做法：凡是数字、时间、人名、政策依据，一律自己核对一遍。

尤其是要发出去给别人看的文档。

错误 5：一个对话里啥都聊

写着周报，突然又问翻译，聊完又回来改周报。

上下文一乱，AI 的输出质量断崖式下跌。

正确做法：一个任务开一个新对话。 这是成本最低的提效手段。

错误 6：把敏感信息直接贴进去

客户名单、身份证号、内部财务数据、未公开的合同条款……

第 20 篇专门讲过这个，这里再强调一次。

正确做法：脱敏后再贴。 人名换成「A 先生」，公司换成「甲方」，数字改成量级相近的假数。

错误 7：模板收藏了，但从来不改

别人的模板是别人的场景。

直接抄，效果一定打折。

正确做法：用过两三次之后，把不合适的地方改掉，存成你自己的版本。

你自己的模板库，才是这九篇真正的产出物。

五、30 天文档提效自检清单

学完不等于会用。会用不等于成习惯。

下面这份清单，虎哥建议你按周推进，一个月之后回头看，变化会很明显。

第 1 周：先把最高频的一件事跑通

• 选定你每周必做的一件文档任务（多数人是周报）
• 用第 28 篇的模板完整跑一次
• 记录：省了多少时间？哪里还得手动改？
• 把改动写回模板，存成你自己的版本

第 2 周：扩展到三个场景

• 再挑两个高频场景（邮件 / 会议纪要 / 方案，任选）
• 每个场景都跑通一次并存下自己的模板
• 建一个笔记文件夹，专门放这些模板

第 3 周：练「改」的能力

• 这周不追求一次到位，专门练提修改意见
• 每次至少提三轮：结构 → 内容 → 措辞
• 观察：哪种说法能让 AI 改得最准

第 4 周：形成检查习惯

• 每份发出去的文档，过一遍事实核对
• 每份涉及外部的文档，过一遍脱敏检查
• 整理你的模板库，删掉没用过的，合并重复的

一个月后你应该拥有：3-5 个自己的模板、一套核对习惯、以及「不用从零开始写」的底气。

六、下一个模块，难度会往上走一点

文档类讲完了。接下来是 PPT 类。

为什么把 PPT 放在文档后面？因为PPT 的本质是「结构化的文档 + 视觉表达」。

• 前半部分（大纲、讲稿、内容）——用的还是你刚学会的这套东西
• 后半部分（排版、配图、美化）——是新内容

所以文档类学得扎实，PPT 类会轻松很多。

如果你前面九篇是跳着看的，建议至少把第 27 篇（提示词四要素）和第 29 篇（三轮成稿法）补上。 这两篇是后面所有内容的地基。

提示词模板盒子

模板一：万能六行骨架（记住这一个就够）

【角色】你是一位……（写清专业身份和经验年限）
【任务】请帮我……（一句话说清要产出什么东西）
【背景】……（AI不知道、但会影响结果的所有信息：
        项目情况、时间节点、已有进展、相关人员）
【读者】这份东西是给……看的，他最关心的是……，
        他的顾虑可能是……
【格式】请按……结构输出（如：总-分-总/三段式/表格），
        篇幅约……字
【禁忌】不要出现……（如：空话套话、赋能抓手闭环这类词、
        没有依据的数字、过度承诺的表述）

如果上面的信息里有你完成任务所必需但我没提供的，
请先向我提问，不要自行假设。

模板二：三轮修改指令（改稿专用）

【第一轮 · 改结构】
先不要动措辞。请只从结构上评估这份稿子：
1. 段落顺序是否合理，有没有该提前或后置的内容；
2. 有没有该有但缺失的部分；
3. 有没有重复或可以合并的部分。
请给出调整建议，并输出调整后的提纲（先别写正文）。

【第二轮 · 改内容】
结构确认了。现在请检查内容：
1. 哪些地方是空话，需要补充具体事实、数字或案例；
2. 哪些论述缺乏依据，站不住脚；
3. 哪些地方对读者来说信息不足，需要补充说明。
请直接给出修改后的版本，并用【修改说明】标注你改了什么。

【第三轮 · 改措辞】
内容定了。现在只做语言层面的优化：
1. 删掉所有冗余修饰和套话；
2. 长句拆短；
3. 统一语气（目标语气：……）；
4. 不要使用 [列出你讨厌的词]。
请输出最终稿。

模板三：发布前自检（防翻车）

下面这份文档我准备发出去了。发出前请帮我做一次全面检查。

[贴入文档]

请逐项检查并列出问题：

一、事实核查
   文中所有数字、日期、人名、机构名、政策依据，
   请逐一列出，并标注：可核实 / 需我确认 / 疑似AI生成。

二、逻辑检查
   有没有前后矛盾、因果不成立、结论超出论据支撑的地方。

三、表述风险
   有没有过度承诺、绝对化表述、可能引起歧义或误解的句子。

四、格式规范
   称谓、落款、日期格式、标题层级是否规范统一。

五、敏感信息
   有没有不适合出现在这份文档里的内部信息、
   个人隐私、未公开数据。

请按"位置 - 问题 - 建议"三列输出。
没问题的项目也请明确说"未发现问题"。

下篇预告

文档类收工。下一站：PPT。

下一篇《用 AI 从零生成 PPT 大纲》——先解决那个最要命的问题：打开 PowerPoint，盯着空白页发呆半小时，不知从何下手。

虎哥会讲：

• 为什么「帮我做个 PPT」这句话注定得不到好结果
• 好大纲的三层结构长什么样
• 怎么让 AI 一次给出页码、标题、每页要点
• 大纲阶段就要定好的四件事，定错了后面全白干

PPT 做得慢，八成不是排版慢，是想不清楚。下一篇先把「想清楚」这件事解决掉。

（本文为《AI 从入门到精通》系列第 36 篇 · 模块三 办公效率革命 · 文档类 · 本类完结）